commit 1c8267b469961b1c6796ea64ce9e4e38c659e197 Author: jonas Date: Thu Feb 26 05:15:48 2026 +0100 README.md hinzugefügt diff --git a/README.md b/README.md new file mode 100644 index 0000000..31e5091 --- /dev/null +++ b/README.md @@ -0,0 +1,315 @@ +# Personalverwaltungssystem - Nutzerhandbuch + +Dieses Handbuch richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer (Personal, Finanzen). Es erklaert die Bedienung aller Funktionen, die im Alltag verwendet werden. Administrations- und Technikthemen sind bewusst ausgelassen. + +--- + +## Inhaltsverzeichnis + +- [Schnellstart](#schnellstart) +- [Navigation](#navigation) +- [Dashboard](#dashboard) +- [Personal (Mitglieder)](#personal-mitglieder) +- [Zahlungen](#zahlungen) +- [Ueberfaellige Zahlungen](#ueberfaellige-zahlungen) +- [SEPA-Export](#sepa-export) +- [Events](#events) +- [Organigramm](#organigramm) +- [Dokumente & Dateien](#dokumente--dateien) +- [Onboarding](#onboarding) +- [Templates & PDF](#templates--pdf) +- [Import & Export](#import--export) +- [Einstellungen (fuer Nutzer)](#einstellungen-fuer-nutzer) +- [Benutzerprofil](#benutzerprofil) +- [FAQ](#faq) +- [Troubleshooting](#troubleshooting) + +--- + +## Schnellstart + +1. Startseite im Browser oeffnen. +2. Benutzername und Passwort eingeben. +3. **Anmelden** klicken. +4. Optional: Wenn Microsoft-Login sichtbar ist, kann dieser verwendet werden. + +--- + +## Navigation + +**Hauptmenue (oben):** +- Dashboard +- Personal +- Zahlungen +- Events +- Organigramm +- Einstellungen (falls berechtigt) +- Benutzerinfo (oben rechts) +- Abmelden + +Hinweis: Nicht alle Menuepunkte sind fuer jede Rolle sichtbar. Sichtbarkeit richtet sich nach Berechtigungen. + +--- + +## Dashboard + +Das Dashboard zeigt eine Schnelluebersicht: +- Anzahl Mitglieder nach Status +- Zahlungsstatus (offen/bezahlt/ueberfaellig) +- Schnellzugriffe auf haeufige Aufgaben + +Typische Nutzung: +- Offene Zahlungen erkennen +- Schnell in die Personalliste oder Zahlungsverwaltung springen + +--- + +## Personal (Mitglieder) + +### Personalliste +- **Personal** im Menue oeffnen. +- Liste aller Personen wird angezeigt. +- Oben stehen Filter und die Suche. + +### Suche und Filter +- Suche nach Vor- oder Nachname. +- Filter nach Status (Aktiv, Passiv, Foerdermitglied, Alumni). +- Filter nach Team. +- Filter lassen sich kombinieren. + +### Person anlegen +1. **Personal** -> **Neu**. +2. Pflichtfelder ausfuellen: + - Anrede + - Vorname + - Nachname + - Mitgliedsstatus + - Eintrittsdatum + - E-Mail + - Mitgliedsnummer +3. **Mitgliedsnummer**: genau 4 Ziffern, eindeutig. +4. Speichern. + +Wenn die Mitgliedsnummer bereits vergeben ist oder nicht genau 4 Ziffern hat, erscheint eine Fehlermeldung. + +### Person bearbeiten +1. In der Liste auf **✏️** klicken. +2. Daten anpassen (Kontakt, Adresse, Teams, Rollen, Status, Austrittsdatum). +3. Speichern. + +### Personendetails +In der Detailansicht sehen Sie u.a.: +- Kontaktdaten +- Adresse +- Banking +- Teams und Rollen +- Schulungen +- Dokumente +- Onboarding-Status +- Zahlungen + +### Person loeschen +1. In der Liste auf **🗑️** klicken. +2. Loeschen bestaetigen. + +Hinweis: Loeschen ist endgueltig und kann nicht rueckgaengig gemacht werden. + +--- + +## Zahlungen + +### Zahlungsuebersicht +- **Zahlungen** im Menue oeffnen. +- Filter nach Jahr, Status und Typ. + +Zahlungstypen: +- Jahresbeitrag +- Anmeldegebuehr + +Status: +- Offen +- Bezahlt +- Ueberfaellig +- Storniert + +### Jahresbeitraege generieren +1. **Zahlungen** -> **Jahresbeitraege generieren**. +2. Das System erzeugt fehlende Jahresbeitraege fuer das aktuelle Jahr. + +### Anmeldegebuehren generieren +1. **Zahlungen** -> **Anmeldegebuehren generieren**. +2. Das System erzeugt fehlende Anmeldegebuehren. + +### Zahlung manuell anlegen +Falls vorhanden: +1. Person oder Zahlungsliste oeffnen. +2. Neue Zahlung erstellen (Jahr, Betrag, Faelligkeit). +3. Speichern. + +### Zahlung als bezahlt markieren +1. In der Liste die Zahlung finden. +2. **Als bezahlt** klicken. + +Hinweis: Bei Anmeldegebuehren wird der Status im Personenprofil automatisch gesetzt. + +### Zahlung stornieren +Falls Berechtigung vorhanden: +- Status auf **Storniert** setzen. + +### Zahlungsstatistik +- Button **Details** oeffnet die Statistik. +- Anzeige getrennt nach Jahresbeitrag und Anmeldegebuehr. +- Uebersicht von Gesamt, bezahlt, offen, ueberfaellig und Betragssummen. + +--- + +## Ueberfaellige Zahlungen + +1. **Zahlungen** -> **Ueberfaellig**. +2. Liste aller ueberfaelligen Zahlungen. +3. Zahlungen pruefen und ggf. als bezahlt markieren. + +--- + +## SEPA-Export + +1. In der Zahlungsuebersicht Filter setzen (z.B. ueberfaellige Zahlungen). +2. **SEPA-Export** starten. +3. XML-Datei herunterladen und in die Banksoftware importieren. + +Voraussetzung: +- Person hat IBAN und BIC hinterlegt. +- Zahlung ist offen. + +--- + +## Events + +### Event anlegen +1. **Events** -> **Neu**. +2. Titel, Datum, Beschreibung eintragen. +3. Speichern. + +### Teilnehmer verwalten +1. Event oeffnen. +2. Teilnehmer hinzufuegen oder entfernen. +3. Teilnahme- oder Zahlungsstatus aktualisieren (falls vorhanden). + +--- + +## Organigramm + +- **Organigramm** oeffnen. +- Struktur ansehen. + +--- + +## Dokumente & Dateien + +### Dokumente einer Person +1. Person oeffnen. +2. Abschnitt **Dokumente & Dateien**. +3. Datei hochladen, herunterladen oder loeschen (je nach Berechtigung). + +Zulaessige Formate und Groesse: +- PDF, DOCX, JPG, PNG +- Max. 10 MB pro Datei + +--- + +## Onboarding + +1. Person oeffnen. +2. Abschnitt **Onboarding-Status**. +3. Status setzen oder zuruecksetzen. +4. Optional: Onboarding-EML generieren und an die Person senden. + +--- + +## Templates & PDF + +### Template erstellen +1. **Templates** -> **Neu**. +2. Name vergeben. +3. HTML-Template mit Platzhaltern pflegen. +4. Speichern. + +### PDF generieren +1. Person oeffnen. +2. Template auswaehlen. +3. **PDF generieren**. + +--- + +## Import & Export + +### CSV-Import +1. **Import** oeffnen. +2. CSV-Datei auswaehlen. +3. Import starten. + +### Export +- **Personal**: CSV/Excel Export aus der Liste. +- **Zahlungen**: PDF-Export aus der Zahlungsuebersicht. + +--- + +## Einstellungen (fuer Nutzer) + +Je nach Berechtigung koennen Nutzer Folgendes sehen: +- Teams und Teamrollen +- Interessen +- Onboarding-Text und Dokumente +- SEPA-Daten +- Gruppen/Rollen (nur berechtigte Nutzer) + +--- + +## Benutzerprofil + +1. Oben rechts auf den Benutzernamen klicken. +2. Profil oeffnen. +3. Passwort aendern. + +--- + +## FAQ + +**Warum sehe ich bestimmte Buttons nicht?** +- Ihnen fehlen Berechtigungen. Admin kontaktieren. + +**Wie lange bleibe ich eingeloggt?** +- Nach 30 Minuten Inaktivitaet erfolgt ein automatischer Logout. + +**Kann ich Daten exportieren?** +- Personal: CSV/Excel. +- Zahlungen: PDF oder SEPA (mit Berechtigung). + +--- + +## Troubleshooting + +**"Ungueltiges Formular" / CSRF-Fehler** +- Seite neu laden und Formular erneut absenden. + +**"Zugriff verweigert"** +- Keine Berechtigung. Admin kontaktieren. + +**SEPA-Export zeigt keine Eintraege** +- Zahlung muss offen sein. +- IBAN und BIC muessen hinterlegt sein. + +**Export schlaegt fehl** +- Popup-Blocker deaktivieren oder anderen Browser testen. + +--- + +## Support + +Bei Fragen oder Problemen: +- Admin kontaktieren +- Diese Anleitung pruefen + +--- + +**Stand:** Februar 2026