# Personalverwaltungssystem - Nutzerhandbuch Dieses Handbuch richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer (Personal, Finanzen). Es erklaert die Bedienung aller Funktionen, die im Alltag verwendet werden. Administrations- und Technikthemen sind bewusst ausgelassen. --- ## Inhaltsverzeichnis - [Schnellstart](#schnellstart) - [Navigation](#navigation) - [Dashboard](#dashboard) - [Personal (Mitglieder)](#personal-mitglieder) - [Zahlungen](#zahlungen) - [Ueberfaellige Zahlungen](#ueberfaellige-zahlungen) - [SEPA-Export](#sepa-export) - [Events](#events) - [Organigramm](#organigramm) - [Dokumente & Dateien](#dokumente--dateien) - [Onboarding](#onboarding) - [Templates & PDF](#templates--pdf) - [Import & Export](#import--export) - [Einstellungen (fuer Nutzer)](#einstellungen-fuer-nutzer) - [Benutzerprofil](#benutzerprofil) - [FAQ](#faq) - [Troubleshooting](#troubleshooting) --- ## Schnellstart 1. Startseite im Browser oeffnen. 2. Benutzername und Passwort eingeben. 3. **Anmelden** klicken. 4. Optional: Wenn Microsoft-Login sichtbar ist, kann dieser verwendet werden. --- ## Navigation **Hauptmenue (oben):** - Dashboard - Personal - Zahlungen - Events - Organigramm - Einstellungen (falls berechtigt) - Benutzerinfo (oben rechts) - Abmelden Hinweis: Nicht alle Menuepunkte sind fuer jede Rolle sichtbar. Sichtbarkeit richtet sich nach Berechtigungen. --- ## Dashboard Das Dashboard zeigt eine Schnelluebersicht: - Anzahl Mitglieder nach Status - Zahlungsstatus (offen/bezahlt/ueberfaellig) - Schnellzugriffe auf haeufige Aufgaben Typische Nutzung: - Offene Zahlungen erkennen - Schnell in die Personalliste oder Zahlungsverwaltung springen --- ## Personal (Mitglieder) ### Personalliste - **Personal** im Menue oeffnen. - Liste aller Personen wird angezeigt. - Oben stehen Filter und die Suche. ### Suche und Filter - Suche nach Vor- oder Nachname. - Filter nach Status (Aktiv, Passiv, Foerdermitglied, Alumni). - Filter nach Team. - Filter lassen sich kombinieren. ### Person anlegen 1. **Personal** -> **Neu**. 2. Pflichtfelder ausfuellen: - Anrede - Vorname - Nachname - Mitgliedsstatus - Eintrittsdatum - E-Mail - Mitgliedsnummer 3. **Mitgliedsnummer**: genau 4 Ziffern, eindeutig. 4. Speichern. Wenn die Mitgliedsnummer bereits vergeben ist oder nicht genau 4 Ziffern hat, erscheint eine Fehlermeldung. ### Person bearbeiten 1. In der Liste auf **✏️** klicken. 2. Daten anpassen (Kontakt, Adresse, Teams, Rollen, Status, Austrittsdatum). 3. Speichern. ### Personendetails In der Detailansicht sehen Sie u.a.: - Kontaktdaten - Adresse - Banking - Teams und Rollen - Schulungen - Dokumente - Onboarding-Status - Zahlungen ### Person loeschen 1. In der Liste auf **🗑️** klicken. 2. Loeschen bestaetigen. Hinweis: Loeschen ist endgueltig und kann nicht rueckgaengig gemacht werden. --- ## Zahlungen ### Zahlungsuebersicht - **Zahlungen** im Menue oeffnen. - Filter nach Jahr, Status und Typ. Zahlungstypen: - Jahresbeitrag - Anmeldegebuehr Status: - Offen - Bezahlt - Ueberfaellig - Storniert ### Jahresbeitraege generieren 1. **Zahlungen** -> **Jahresbeitraege generieren**. 2. Das System erzeugt fehlende Jahresbeitraege fuer das aktuelle Jahr. ### Anmeldegebuehren generieren 1. **Zahlungen** -> **Anmeldegebuehren generieren**. 2. Das System erzeugt fehlende Anmeldegebuehren. ### Zahlung manuell anlegen Falls vorhanden: 1. Person oder Zahlungsliste oeffnen. 2. Neue Zahlung erstellen (Jahr, Betrag, Faelligkeit). 3. Speichern. ### Zahlung als bezahlt markieren 1. In der Liste die Zahlung finden. 2. **Als bezahlt** klicken. Hinweis: Bei Anmeldegebuehren wird der Status im Personenprofil automatisch gesetzt. ### Zahlung stornieren Falls Berechtigung vorhanden: - Status auf **Storniert** setzen. ### Zahlungsstatistik - Button **Details** oeffnet die Statistik. - Anzeige getrennt nach Jahresbeitrag und Anmeldegebuehr. - Uebersicht von Gesamt, bezahlt, offen, ueberfaellig und Betragssummen. --- ## Ueberfaellige Zahlungen 1. **Zahlungen** -> **Ueberfaellig**. 2. Liste aller ueberfaelligen Zahlungen. 3. Zahlungen pruefen und ggf. als bezahlt markieren. --- ## SEPA-Export 1. In der Zahlungsuebersicht Filter setzen (z.B. ueberfaellige Zahlungen). 2. **SEPA-Export** starten. 3. XML-Datei herunterladen und in die Banksoftware importieren. Voraussetzung: - Person hat IBAN und BIC hinterlegt. - Zahlung ist offen. --- ## Events ### Event anlegen 1. **Events** -> **Neu**. 2. Titel, Datum, Beschreibung eintragen. 3. Speichern. ### Teilnehmer verwalten 1. Event oeffnen. 2. Teilnehmer hinzufuegen oder entfernen. 3. Teilnahme- oder Zahlungsstatus aktualisieren (falls vorhanden). --- ## Organigramm - **Organigramm** oeffnen. - Struktur ansehen. --- ## Dokumente & Dateien ### Dokumente einer Person 1. Person oeffnen. 2. Abschnitt **Dokumente & Dateien**. 3. Datei hochladen, herunterladen oder loeschen (je nach Berechtigung). Zulaessige Formate und Groesse: - PDF, DOCX, JPG, PNG - Max. 10 MB pro Datei --- ## Onboarding 1. Person oeffnen. 2. Abschnitt **Onboarding-Status**. 3. Status setzen oder zuruecksetzen. 4. Optional: Onboarding-EML generieren und an die Person senden. --- ## Templates & PDF ### Template erstellen 1. **Templates** -> **Neu**. 2. Name vergeben. 3. HTML-Template mit Platzhaltern pflegen. 4. Speichern. ### PDF generieren 1. Person oeffnen. 2. Template auswaehlen. 3. **PDF generieren**. --- ## Import & Export ### CSV-Import 1. **Import** oeffnen. 2. CSV-Datei auswaehlen. 3. Import starten. ### Export - **Personal**: CSV/Excel Export aus der Liste. - **Zahlungen**: PDF-Export aus der Zahlungsuebersicht. --- ## Einstellungen (fuer Nutzer) Je nach Berechtigung koennen Nutzer Folgendes sehen: - Teams und Teamrollen - Interessen - Onboarding-Text und Dokumente - SEPA-Daten - Gruppen/Rollen (nur berechtigte Nutzer) --- ## Benutzerprofil 1. Oben rechts auf den Benutzernamen klicken. 2. Profil oeffnen. 3. Passwort aendern. --- ## FAQ **Warum sehe ich bestimmte Buttons nicht?** - Ihnen fehlen Berechtigungen. Admin kontaktieren. **Wie lange bleibe ich eingeloggt?** - Nach 30 Minuten Inaktivitaet erfolgt ein automatischer Logout. **Kann ich Daten exportieren?** - Personal: CSV/Excel. - Zahlungen: PDF oder SEPA (mit Berechtigung). --- ## Troubleshooting **"Ungueltiges Formular" / CSRF-Fehler** - Seite neu laden und Formular erneut absenden. **"Zugriff verweigert"** - Keine Berechtigung. Admin kontaktieren. **SEPA-Export zeigt keine Eintraege** - Zahlung muss offen sein. - IBAN und BIC muessen hinterlegt sein. **Export schlaegt fehl** - Popup-Blocker deaktivieren oder anderen Browser testen. --- ## Support Bei Fragen oder Problemen: - Admin kontaktieren - Diese Anleitung pruefen --- **Stand:** Februar 2026