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Personalverwaltungssystem - Nutzerhandbuch
Dieses Handbuch richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer (Personal, Finanzen). Es erklaert die Bedienung aller Funktionen, die im Alltag verwendet werden. Administrations- und Technikthemen sind bewusst ausgelassen.
Inhaltsverzeichnis
- Schnellstart
- Navigation
- Dashboard
- Personal (Mitglieder)
- Zahlungen
- Ueberfaellige Zahlungen
- SEPA-Export
- Events
- Organigramm
- Dokumente & Dateien
- Onboarding
- Templates & PDF
- Import & Export
- Einstellungen (fuer Nutzer)
- Benutzerprofil
- FAQ
- Troubleshooting
Schnellstart
- Startseite im Browser oeffnen.
- Benutzername und Passwort eingeben.
- Anmelden klicken.
- Optional: Wenn Microsoft-Login sichtbar ist, kann dieser verwendet werden.
Navigation
Hauptmenue (oben):
- Dashboard
- Personal
- Zahlungen
- Events
- Organigramm
- Einstellungen (falls berechtigt)
- Benutzerinfo (oben rechts)
- Abmelden
Hinweis: Nicht alle Menuepunkte sind fuer jede Rolle sichtbar. Sichtbarkeit richtet sich nach Berechtigungen.
Dashboard
Das Dashboard zeigt eine Schnelluebersicht:
- Anzahl Mitglieder nach Status
- Zahlungsstatus (offen/bezahlt/ueberfaellig)
- Schnellzugriffe auf haeufige Aufgaben
Typische Nutzung:
- Offene Zahlungen erkennen
- Schnell in die Personalliste oder Zahlungsverwaltung springen
Personal (Mitglieder)
Personalliste
- Personal im Menue oeffnen.
- Liste aller Personen wird angezeigt.
- Oben stehen Filter und die Suche.
Suche und Filter
- Suche nach Vor- oder Nachname.
- Filter nach Status (Aktiv, Passiv, Foerdermitglied, Alumni).
- Filter nach Team.
- Filter lassen sich kombinieren.
Person anlegen
- Personal -> Neu.
- Pflichtfelder ausfuellen:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Mitgliedsstatus
- Eintrittsdatum
- Mitgliedsnummer
- Mitgliedsnummer: genau 4 Ziffern, eindeutig.
- Speichern.
Wenn die Mitgliedsnummer bereits vergeben ist oder nicht genau 4 Ziffern hat, erscheint eine Fehlermeldung.
Person bearbeiten
- In der Liste auf ✏️ klicken.
- Daten anpassen (Kontakt, Adresse, Teams, Rollen, Status, Austrittsdatum).
- Speichern.
Personendetails
In der Detailansicht sehen Sie u.a.:
- Kontaktdaten
- Adresse
- Banking
- Teams und Rollen
- Schulungen
- Dokumente
- Onboarding-Status
- Zahlungen
Person loeschen
- In der Liste auf 🗑️ klicken.
- Loeschen bestaetigen.
Hinweis: Loeschen ist endgueltig und kann nicht rueckgaengig gemacht werden.
Zahlungen
Zahlungsuebersicht
- Zahlungen im Menue oeffnen.
- Filter nach Jahr, Status und Typ.
Zahlungstypen:
- Jahresbeitrag
- Anmeldegebuehr
Status:
- Offen
- Bezahlt
- Ueberfaellig
- Storniert
Jahresbeitraege generieren
- Zahlungen -> Jahresbeitraege generieren.
- Das System erzeugt fehlende Jahresbeitraege fuer das aktuelle Jahr.
Anmeldegebuehren generieren
- Zahlungen -> Anmeldegebuehren generieren.
- Das System erzeugt fehlende Anmeldegebuehren.
Zahlung manuell anlegen
Falls vorhanden:
- Person oder Zahlungsliste oeffnen.
- Neue Zahlung erstellen (Jahr, Betrag, Faelligkeit).
- Speichern.
Zahlung als bezahlt markieren
- In der Liste die Zahlung finden.
- Als bezahlt klicken.
Hinweis: Bei Anmeldegebuehren wird der Status im Personenprofil automatisch gesetzt.
Zahlung stornieren
Falls Berechtigung vorhanden:
- Status auf Storniert setzen.
Zahlungsstatistik
- Button Details oeffnet die Statistik.
- Anzeige getrennt nach Jahresbeitrag und Anmeldegebuehr.
- Uebersicht von Gesamt, bezahlt, offen, ueberfaellig und Betragssummen.
Ueberfaellige Zahlungen
- Zahlungen -> Ueberfaellig.
- Liste aller ueberfaelligen Zahlungen.
- Zahlungen pruefen und ggf. als bezahlt markieren.
SEPA-Export
- In der Zahlungsuebersicht Filter setzen (z.B. ueberfaellige Zahlungen).
- SEPA-Export starten.
- XML-Datei herunterladen und in die Banksoftware importieren.
Voraussetzung:
- Person hat IBAN und BIC hinterlegt.
- Zahlung ist offen.
Events
Event anlegen
- Events -> Neu.
- Titel, Datum, Beschreibung eintragen.
- Speichern.
Teilnehmer verwalten
- Event oeffnen.
- Teilnehmer hinzufuegen oder entfernen.
- Teilnahme- oder Zahlungsstatus aktualisieren (falls vorhanden).
Organigramm
- Organigramm oeffnen.
- Struktur ansehen.
Dokumente & Dateien
Dokumente einer Person
- Person oeffnen.
- Abschnitt Dokumente & Dateien.
- Datei hochladen, herunterladen oder loeschen (je nach Berechtigung).
Zulaessige Formate und Groesse:
- PDF, DOCX, JPG, PNG
- Max. 10 MB pro Datei
Onboarding
- Person oeffnen.
- Abschnitt Onboarding-Status.
- Status setzen oder zuruecksetzen.
- Optional: Onboarding-EML generieren und an die Person senden.
Templates & PDF
Template erstellen
- Templates -> Neu.
- Name vergeben.
- HTML-Template mit Platzhaltern pflegen.
- Speichern.
PDF generieren
- Person oeffnen.
- Template auswaehlen.
- PDF generieren.
Import & Export
CSV-Import
- Import oeffnen.
- CSV-Datei auswaehlen.
- Import starten.
Export
- Personal: CSV/Excel Export aus der Liste.
- Zahlungen: PDF-Export aus der Zahlungsuebersicht.
Einstellungen (fuer Nutzer)
Je nach Berechtigung koennen Nutzer Folgendes sehen:
- Teams und Teamrollen
- Interessen
- Onboarding-Text und Dokumente
- SEPA-Daten
- Gruppen/Rollen (nur berechtigte Nutzer)
Benutzerprofil
- Oben rechts auf den Benutzernamen klicken.
- Profil oeffnen.
- Passwort aendern.
FAQ
Warum sehe ich bestimmte Buttons nicht?
- Ihnen fehlen Berechtigungen. Admin kontaktieren.
Wie lange bleibe ich eingeloggt?
- Nach 30 Minuten Inaktivitaet erfolgt ein automatischer Logout.
Kann ich Daten exportieren?
- Personal: CSV/Excel.
- Zahlungen: PDF oder SEPA (mit Berechtigung).
Troubleshooting
"Ungueltiges Formular" / CSRF-Fehler
- Seite neu laden und Formular erneut absenden.
"Zugriff verweigert"
- Keine Berechtigung. Admin kontaktieren.
SEPA-Export zeigt keine Eintraege
- Zahlung muss offen sein.
- IBAN und BIC muessen hinterlegt sein.
Export schlaegt fehl
- Popup-Blocker deaktivieren oder anderen Browser testen.
Support
Bei Fragen oder Problemen:
- Admin kontaktieren
- Diese Anleitung pruefen
Stand: Februar 2026