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# Personalverwaltungssystem - Nutzerhandbuch
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Dieses Handbuch richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer (Personal, Finanzen). Es erklaert die Bedienung aller Funktionen, die im Alltag verwendet werden. Administrations- und Technikthemen sind bewusst ausgelassen.
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## Inhaltsverzeichnis
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- [Schnellstart](#schnellstart)
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- [Navigation](#navigation)
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- [Dashboard](#dashboard)
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- [Personal (Mitglieder)](#personal-mitglieder)
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- [Zahlungen](#zahlungen)
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- [Ueberfaellige Zahlungen](#ueberfaellige-zahlungen)
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- [SEPA-Export](#sepa-export)
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- [Events](#events)
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- [Organigramm](#organigramm)
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- [Dokumente & Dateien](#dokumente--dateien)
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- [Onboarding](#onboarding)
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- [Templates & PDF](#templates--pdf)
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- [Import & Export](#import--export)
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- [Einstellungen (fuer Nutzer)](#einstellungen-fuer-nutzer)
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- [Benutzerprofil](#benutzerprofil)
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- [FAQ](#faq)
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- [Troubleshooting](#troubleshooting)
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## Schnellstart
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1. Startseite im Browser oeffnen.
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2. Benutzername und Passwort eingeben.
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3. **Anmelden** klicken.
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4. Optional: Wenn Microsoft-Login sichtbar ist, kann dieser verwendet werden.
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## Navigation
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**Hauptmenue (oben):**
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- Dashboard
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- Personal
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- Zahlungen
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- Events
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- Organigramm
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- Einstellungen (falls berechtigt)
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- Benutzerinfo (oben rechts)
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- Abmelden
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Hinweis: Nicht alle Menuepunkte sind fuer jede Rolle sichtbar. Sichtbarkeit richtet sich nach Berechtigungen.
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## Dashboard
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Das Dashboard zeigt eine Schnelluebersicht:
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- Anzahl Mitglieder nach Status
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- Zahlungsstatus (offen/bezahlt/ueberfaellig)
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- Schnellzugriffe auf haeufige Aufgaben
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Typische Nutzung:
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- Offene Zahlungen erkennen
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- Schnell in die Personalliste oder Zahlungsverwaltung springen
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## Personal (Mitglieder)
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### Personalliste
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- **Personal** im Menue oeffnen.
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- Liste aller Personen wird angezeigt.
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- Oben stehen Filter und die Suche.
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### Suche und Filter
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- Suche nach Vor- oder Nachname.
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- Filter nach Status (Aktiv, Passiv, Foerdermitglied, Alumni).
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- Filter nach Team.
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- Filter lassen sich kombinieren.
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### Person anlegen
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1. **Personal** -> **Neu**.
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2. Pflichtfelder ausfuellen:
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- Anrede
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- Vorname
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- Nachname
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- Mitgliedsstatus
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- Eintrittsdatum
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- E-Mail
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- Mitgliedsnummer
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3. **Mitgliedsnummer**: genau 4 Ziffern, eindeutig.
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4. Speichern.
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Wenn die Mitgliedsnummer bereits vergeben ist oder nicht genau 4 Ziffern hat, erscheint eine Fehlermeldung.
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### Person bearbeiten
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1. In der Liste auf **✏️** klicken.
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2. Daten anpassen (Kontakt, Adresse, Teams, Rollen, Status, Austrittsdatum).
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3. Speichern.
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### Personendetails
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In der Detailansicht sehen Sie u.a.:
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- Kontaktdaten
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- Adresse
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- Banking
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- Teams und Rollen
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- Schulungen
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- Dokumente
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- Onboarding-Status
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- Zahlungen
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### Person loeschen
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1. In der Liste auf **🗑️** klicken.
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2. Loeschen bestaetigen.
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Hinweis: Loeschen ist endgueltig und kann nicht rueckgaengig gemacht werden.
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## Zahlungen
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### Zahlungsuebersicht
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- **Zahlungen** im Menue oeffnen.
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- Filter nach Jahr, Status und Typ.
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Zahlungstypen:
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- Jahresbeitrag
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- Anmeldegebuehr
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Status:
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- Offen
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- Bezahlt
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- Ueberfaellig
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- Storniert
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### Jahresbeitraege generieren
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1. **Zahlungen** -> **Jahresbeitraege generieren**.
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2. Das System erzeugt fehlende Jahresbeitraege fuer das aktuelle Jahr.
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### Anmeldegebuehren generieren
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1. **Zahlungen** -> **Anmeldegebuehren generieren**.
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2. Das System erzeugt fehlende Anmeldegebuehren.
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### Zahlung manuell anlegen
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Falls vorhanden:
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1. Person oder Zahlungsliste oeffnen.
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2. Neue Zahlung erstellen (Jahr, Betrag, Faelligkeit).
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3. Speichern.
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### Zahlung als bezahlt markieren
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1. In der Liste die Zahlung finden.
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2. **Als bezahlt** klicken.
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Hinweis: Bei Anmeldegebuehren wird der Status im Personenprofil automatisch gesetzt.
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### Zahlung stornieren
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Falls Berechtigung vorhanden:
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- Status auf **Storniert** setzen.
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### Zahlungsstatistik
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- Button **Details** oeffnet die Statistik.
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- Anzeige getrennt nach Jahresbeitrag und Anmeldegebuehr.
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- Uebersicht von Gesamt, bezahlt, offen, ueberfaellig und Betragssummen.
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## Ueberfaellige Zahlungen
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1. **Zahlungen** -> **Ueberfaellig**.
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2. Liste aller ueberfaelligen Zahlungen.
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3. Zahlungen pruefen und ggf. als bezahlt markieren.
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## SEPA-Export
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1. In der Zahlungsuebersicht Filter setzen (z.B. ueberfaellige Zahlungen).
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2. **SEPA-Export** starten.
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3. XML-Datei herunterladen und in die Banksoftware importieren.
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Voraussetzung:
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- Person hat IBAN und BIC hinterlegt.
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- Zahlung ist offen.
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## Events
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### Event anlegen
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1. **Events** -> **Neu**.
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2. Titel, Datum, Beschreibung eintragen.
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3. Speichern.
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### Teilnehmer verwalten
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1. Event oeffnen.
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2. Teilnehmer hinzufuegen oder entfernen.
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3. Teilnahme- oder Zahlungsstatus aktualisieren (falls vorhanden).
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## Organigramm
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- **Organigramm** oeffnen.
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- Struktur ansehen.
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## Dokumente & Dateien
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### Dokumente einer Person
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1. Person oeffnen.
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2. Abschnitt **Dokumente & Dateien**.
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3. Datei hochladen, herunterladen oder loeschen (je nach Berechtigung).
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Zulaessige Formate und Groesse:
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- PDF, DOCX, JPG, PNG
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- Max. 10 MB pro Datei
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## Onboarding
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1. Person oeffnen.
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2. Abschnitt **Onboarding-Status**.
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3. Status setzen oder zuruecksetzen.
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4. Optional: Onboarding-EML generieren und an die Person senden.
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## Templates & PDF
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### Template erstellen
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1. **Templates** -> **Neu**.
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2. Name vergeben.
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3. HTML-Template mit Platzhaltern pflegen.
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4. Speichern.
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### PDF generieren
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1. Person oeffnen.
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2. Template auswaehlen.
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3. **PDF generieren**.
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## Import & Export
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### CSV-Import
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1. **Import** oeffnen.
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2. CSV-Datei auswaehlen.
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3. Import starten.
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### Export
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- **Personal**: CSV/Excel Export aus der Liste.
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- **Zahlungen**: PDF-Export aus der Zahlungsuebersicht.
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## Einstellungen (fuer Nutzer)
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Je nach Berechtigung koennen Nutzer Folgendes sehen:
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- Teams und Teamrollen
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- Interessen
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- Onboarding-Text und Dokumente
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- SEPA-Daten
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- Gruppen/Rollen (nur berechtigte Nutzer)
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## Benutzerprofil
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1. Oben rechts auf den Benutzernamen klicken.
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2. Profil oeffnen.
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3. Passwort aendern.
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## FAQ
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**Warum sehe ich bestimmte Buttons nicht?**
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- Ihnen fehlen Berechtigungen. Admin kontaktieren.
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**Wie lange bleibe ich eingeloggt?**
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- Nach 30 Minuten Inaktivitaet erfolgt ein automatischer Logout.
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**Kann ich Daten exportieren?**
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- Personal: CSV/Excel.
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- Zahlungen: PDF oder SEPA (mit Berechtigung).
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## Troubleshooting
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**"Ungueltiges Formular" / CSRF-Fehler**
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- Seite neu laden und Formular erneut absenden.
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**"Zugriff verweigert"**
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- Keine Berechtigung. Admin kontaktieren.
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**SEPA-Export zeigt keine Eintraege**
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- Zahlung muss offen sein.
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|
- IBAN und BIC muessen hinterlegt sein.
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**Export schlaegt fehl**
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|
- Popup-Blocker deaktivieren oder anderen Browser testen.
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## Support
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Bei Fragen oder Problemen:
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|
- Admin kontaktieren
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|
- Diese Anleitung pruefen
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**Stand:** Februar 2026
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